Piloto de adaptación de uso SIAF en el SAP
En seguimiento de los beneficios observados en el SIAF, las limitaciones identificadas en el SAP y las opiniones legales obtenidas con respecto a la obligatoriedad de la certificación y compromiso. En julio 2019, ESSALUD realizó un piloto en el que utilizando el SAP como sistema base, y tomando en cuenta un contrato vigente con el proveedor de limpieza (que no contara con OC emitidas en el período),se pudieran recrear la buena experiencia de control, generada en las 4 fases del SIAF, que como ya hemos descrito, son certificación, compromiso, devengado y giro.
Dado que el SAP tiene muy bien implementados los módulos de logística y tesorería, la tarea del equipo que se conformó (Gerencia Central de Logística, la Gerencia Central de Planeamiento y Presupuesto y la Gerencia Central de Operaciones.),se dirigió a centrar los esfuerzos en la provisión de presupuesto para el ejercicio en curso (lo que llamaremos certificación) y emitir la orden de compra en el SAP hasta el 31 de diciembre del 2019 (lo que implica generar el compromiso institucional).
En ese sentido, la prueba piloto se llevaría a cabo en un máximo de 2 semanas, entre el 10 de julio y 5 de agosto 2019, y las metas fueron: i) Prueba piloto de emisión de OC única hasta el 31 de diciembre del 2019 en una RED descentralizada de Essalud, que contara con el mayor monto de pago atrasado a los proveedores; ii) Intervención global de emisión de OC para todos los contratos vigentes con las empresas relacionadas al servicio de limpieza; iii) Intervención Global de emisión de Órdenes de Compra para todos los contratos vigentes con las empresas de seguridad contratadas.
La primera meta, la prueba piloto, se llevó a cabo con total éxito sobre todos los procesos vigentes, observándose que es totalmente posible cumplir con lo normado dentro de los tiempos adecuados, dado que, se logró realizar los procesos de habilitación presupuestal, solicitud de pedido por parte de la RED (SOLPED) y emisión de OC registrada en el SAP, dentro del mismo día; es decir, se pudo ejecutar dicho procedimiento en un tiempo igual a una jornada de trabajo de 8 horas, situación que sin duda validó la propuesta seguir con las siguientes metas, que implicaban la intervención global.
El primer paso fue tarea de presupuesto con el área usuaria, donde se determinó el monto correspondiente a la ejecución del servicio por el período restante de 6 meses entre julio y diciembre del año. Con dicho monto calculado, se procedió a habilitar los recursos presupuestales a las redes para que estas puedan generar las SOLPED en el SAP.
El segundo paso fue la emisión de una carta circular dirigida a todas las redes, disponiendo la emisión de solicitudes de pedido (SOLPED),para la emisión de OC por el período completo del contrato firmado con el proveedor o hasta el 31 de diciembre del ejercicio en curso (lo que tenga menor fecha). Las SOLPED empezaron a llegar a logística a partir del 12 de julio y por tanto la emisión global de OC de todos los contratos vigentes con respecto al servicio de limpieza, objetivo que se consideró cumplido con éxito el día 26 de julio, con la emisión de las dos últimas OC.
Entre el 12 de julio y 25 de julio se trabajó en paralelo para poder concretar la firma de los contratos de seguridad que están concluyendo la etapa de licitación y recibiendo la buena pro. Finalmente, a partir del 26 de julio, se procedió a implementar el mismo procedimiento para la emisión de OC para los contratos recién suscritos del servicio de seguridad. Al 5 de agosto el proceso de emisión de OC para los contratos vigentes del servicio de seguridad se concretó, demostrándose que es posible implementar estas medidas en el SAP y válidas totalmente las acciones llevadas a cabo en las fechas especificadas, sentando las bases para que el proceso de pago a proveedores se lleve a cabo de manera adecuada.
El efecto claro en los proveedores de servicio que se vieron beneficiados con la implementación de esta iniciativa piloto, fue claro; al cierre del 2019 las cuentas por cobrar a ESSALUD se redujeron de niveles de 60% a menos del 10% de sus activos corrientes, lo que sumó liquidez y solvencia para el pago de sus obligaciones con terceros.
- CONCLUSIONES
- Actualmente ESSALUD genera certificaciones presupuestales sin respaldo para el lanzamiento de un proceso de licitación. Ello no incluye el aseguramiento de los recursos presupuestales necesarios para cubrir las obligaciones que se contraigan al momento de la suscripción de contratos, que es el espíritu de las normas vigentes de contrataciones, adquisiciones y presupuestales del Estado .
- La mayoría de licitaciones grandes, las que cubren las demandas institucionales a nivel central y regional, son concursadas de manera centralizada por la sede central; no obstante, el presupuesto sigue siendo administrado de manera descentralizada, vicio que se genera debido a que la certificación presupuestal es solo documentaria. Esta práctica genera un problema adicional, que implica la generación de OC con plazos y condiciones que no son homogéneas ni correspondientes al contrato base firmado con el proveedor. La emisión de OC de forma fraccionada, por región, por monto y por período, genera un grave problema de dejar descubierto al proveedor y generarle perjuicios que son responsabilidad única de ESSALUD.
- Los contratos firmados con los proveedores, no obstante ser considerados por Ley como documentos de curso legal y de valor intrínseco correspondiente a la obligación contraída por el contratante/adquiriente, solo es considerado por ESSALUD como un documento referencial para el SAP cuando se consideran los antecedentes de la emisión de cada OC fraccionada, lo que es un error técnico y desconoce abiertamente todas las normas de contratación y adquisiciones vigentes.
- De acuerdo al estudio de caso realizado a la empresa proveedora de limpieza y seguridad, se verifica que las conclusiones precedentes, verificadas incluso por las diversas instancias de ESSALUD, son ciertas. Se mantienen casi un 80% de los servicios ejecutados en condición de cobranza. Por tanto, solucionando el tema de las certificaciones presupuestales y emisión de una OC única o global por el ejercicio del año en curso, soluciona el 80% del problema.
- Con respecto a la conformidad de servicios, en los casos en que se cuenta con habilitación presupuestal y OC, tiene dilaciones por inexactitudes en derivaciones, designación de responsables, manejo físico de expedientes y tránsito de los mismos entre entidades dependientes y sus redes, por lo que una clara definición o precisión
- de responsables sería de mucha utilidad para reducir los tiempos de emisión de informes de conformidad y/o de penalidades de ser el caso.
- La implementación de las medidas referidas a la adaptación de uso SIAF en el SAP, se ha llevado con éxito, habiendo sido muy reveladora para realizar los ajustes a los lineamientos de contratación, seguimiento de servicios y pago de los mismos. Se ha determinado que la demora promedio entre la firma de contrato y la emisión de las órdenes de compra, que antes demoraba hasta cuatro o cinco meses, se puede realizar sin ninguna dilación en un máximo de 15 días, según las metas cumplidas en el piloto implementado.
- Se recomienda que, con el objetivo de contar con una herramienta mucho más eficiente y efectiva, que permita realizar un mejor seguimiento a la ejecución presupuestal del ejercicio y de ejercicios multianuales de corresponder a contratos por períodos superiores a un (01) año, se realice un ajuste al sistema SAP a solicitud de la Gerencia Central de Logística. Siendo que la Gerencia Central de Tecnologías de Información y Comunicaciones deberá ejecutar los ajustes al SAP para que se pueda emitir OC correspondientes a un periodo multianual, la que deberá contemplar los registros de ejecución correspondientes a cada uno de los años de ejecución y no solo al año de emisión de la OC como es el caso actual, que es la limitante del SAP actualmente. Con este ajuste se habrá logrado implementar las cuatro fases del SIAF en el sistema SAP de ESSALUD, con los beneficios institucionales que esta implementación implica.
Referencias:
- TUO de la Ley de Contrataciones del Estado (aprobado por D.S. 082-2019-EF)
- Ley de Contrataciones del Estado (Ley 30225)
- Reglamento Ley de Contrataciones del Estado (aprobado por D.S. 344-2018-EF)
- Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Presupuesto Público (D.L. Nº 1440)
La entrada El SIAF y el caso de Essalud se publicó primero en Diario UNO.